Lønsystem når du får din første ansatte
Hvornår du reelt får brug for et lønsystem, og hvad de gode løsninger koster — fra gratis til abonnement.
Du har brug for et lønsystem, i det øjeblik du ansætter din første medarbejder — også hvis det kun er 5 timer om ugen.
Mange iværksættere tror, de kan vente med et lønsystem, til virksomheden er "stor nok". Realiteten er, at loven ikke skelner mellem én og ti ansatte. Så snart du udbetaler løn, skal du indberette til eIndkomst, trække korrekt skat og holde styr på feriepenge og pension — for én medarbejder er reglerne præcis de samme som for femogtyve.
Den gode nyhed: Har du kun én eller to ansatte, findes der løsninger, der er både enkle og billige — nogle endda gratis.
Foto: Jakub Żerdzicki / Unsplash
Hvorfor du ikke bare kan lave løn i Excel
Du kan ikke bare "runde af"
Løn skal indberettes til eIndkomst hver måned, og der skal trækkes korrekt A-skat, AM-bidrag og ATP. Regner du forkert, hæfter du selv for differencen over for SKAT — ikke medarbejderen.
Lønseddel er et lovkrav
Alle ansatte har krav på en lønseddel, der viser løn før og efter skat, feriepenge og pensionsindbetaling. Laver du den i Excel, er det let at glemme et felt — det er det, et lønsystem gør automatisk.
Ferieloven regner selv med
Feriepenge optjenes løbende og skal indberettes til Feriekonto. Et lønsystem holder styr på optjening og afholdelse automatisk, så du ikke skal regne det ud manuelt for hver medarbejder.
Det skalerer med dig
Har du én ansat i dag, kan du sagtens klare dig med en gratis eller billig løsning. Men systemet vokser med dig, så du ikke skal skifte system og flytte lønhistorik, når du ansætter medarbejder nummer to eller ti.
Du sparer timer hver måned
Manuel lønkørsel tager let en halv til en hel dag hver måned, når du tæller ferie, sygdom og refusioner sammen. Et system gør det på minutter — tid du hellere vil bruge på kunder.
Hvad koster et lønsystem?
Priserne varierer efter, hvor mange ansatte du har, og hvor meget automatik du får med. Her er et realistisk billede af markedet i Danmark:
| Løsning | Pris (1 ansat) | Bedst til |
|---|---|---|
| Danløn | Ca. 79 kr/md. | Første ansættelse, enkel opsætning |
| Zenegy | Ca. 99-149 kr/md. | Automatisk pension og feriepenge |
| Salary | Ca. 99 kr/md. | Selvbetjening til medarbejdere |
| Manuel (SKAT.dk) | Gratis | Kun hvis du har god tid og styr på reglerne |
De fleste systemer tilbyder en gratis prøveperiode, så du kan teste, om det matcher din virksomhed, før du binder dig.
Sådan sætter du lønsystemet op
Opsætningen tager typisk under en time, hvis du har medarbejderens stamdata klar: CPR-nummer, kontonummer, skattekort-oplysninger og en ansættelseskontrakt med løn og timetal. De fleste systemer henter automatisk skatteoplysninger fra SKAT, så du undgår at taste dem ind manuelt.
Første lønkørsel er den, du skal bruge mest tid på. Herefter kan du typisk godkende en fast skabelon hver måned med få klik, medmindre der er ændringer i timer, sygdom eller bonus. Sæt en fast dato i kalenderen — de fleste vælger den 25. eller sidste hverdag i måneden, så løn er på kontoen til den 1.
Har du kun løsarbejdere eller freelancere tilknyttet, skal du være opmærksom på, at det ikke er løn i lovens forstand — de fakturerer dig i stedet. Er du i tvivl om, hvornår nogen er ansat kontra selvstændig, er det værd at spørge din revisor, inden du opretter dem i systemet.
Video: Gennemgang af de bedste lønsystemer til små virksomheder
Sådan vælger du det rigtige lønsystem
Løn hænger sammen med resten af dit regnskab
Løn er sjældent en isoleret opgave. De fleste lønsystemer kan sende bogføringsbilag direkte til dit regnskabsprogram, så du undgår at taste tal ind to gange. Har du styr på e-faktura, giver det mening også at koble løn på samme system.
Har medarbejderen timeløn, har du desuden brug for timeregistrering — det er lovpligtigt siden 2024, og de fleste lønsystemer kan hente timerne direkte derfra.